اسأل فريق الإدارة عن التقارير التي يحتاجها تحصل على قائمة طويلة، وراقب ما يفتحونه في الثامنة صباحًا تحصل على قائمة قصيرة. والفجوة بين القائمتين هي حيث يضيع معظم جهد إعداد التقارير.
لماذا لا تُقرأ معظم لوحات المعلومات
يُستخدم التقرير حين يجيب عن سؤال يدور في ذهن أحدهم فعلًا، في اللحظة التي يدور فيها. ومعظم لوحات معلومات ERP تفشل في أحد هذين الشرطين، إذ تعرض كل ما يعرفه النظام بدلًا من الأرقام القليلة التي قد تغيّر قرارًا هذا الأسبوع.
إن لم يغيّر التقرير ما يفعله أحدهم في ذلك اليوم، فهو توثيق لا تقرير.
الشاشات الأربع التي تستحق مكانها
عبر مشاريع التطبيق، تصمد المجموعة الصغيرة نفسها أمام الواقع. تختلف التفاصيل حسب القطاع، لكن الشكل العام ثابت.
| الشاشة | السؤال الذي تجيب عنه | من يفتحها |
|---|---|---|
| الوضع النقدي | ما الذي يمكننا دفعه هذا الأسبوع، وما المتوقع دخوله | المالك والمدير المالي |
| أعمار الذمم المدينة | من تأخر وبكم | المالية ومدير المبيعات |
| استثناءات المخزون | ما هو ناقص أو راكد أو قارب على الانتهاء | العمليات والمشتريات |
| الهامش لكل سطر | أي العملاء أو المنتجات مربح فعلًا | المالك والمسؤول التجاري |
أبلغ عن الاستثناءات لا عن كل شيء
قائمة بـ 4,000 صنف هي بيانات، أما قائمة الـ 23 صنفًا تحت حد إعادة الطلب فهي تقرير. الثانية هي التي تُفتح، لأنها أصلًا قائمة مختصرة بما يستحق التصرف.
حيثما أمكن، ابنِ الشاشة حول الاستثناء لا حول المجموعة الكاملة، ودع الناس يتعمقون في التفاصيل حين يريدون.
أوصل التقارير حيث يوجد الناس أصلًا
لوحة معلومات لا يدخل إليها أحد هي لوحة لا يقرؤها أحد. الإرسال المجدول إلى البريد في وقت ثابت، أو ملخص يصل إلى الهاتف، يتفوق عادةً على بوابة تتطلب زيارة متعمدة.
اختبار مفيد
لو وصل التقرير صباح الغد ولم يطلبه أحد، هل سيلاحظ أحد؟ إن لم يكن، فألغه. مجموعات التقارير ينبغي أن تتقلص مع الوقت لا أن تنمو.
الثقة تسبق التطور
الناس يتوقفون عن فتح التقرير أول مرة يختلف فيها رقمه عما يعرفونه. ورقم واحد صحيح ومطابَق يساوي أكثر من عشرة أرقام صحيحة تقريبًا.
ابدأ ضيقًا، واتفق على تعريف كل رقم مع من سيُحاسب عليه، ولا تتوسع إلا بعد أن تُبنى الثقة بالمجموعة الأولى.
